Geschenke

I. Einkommensteuer

1. Übersicht

Der Abzug von Geschenken ist steuerlich sehr begrenzt:

• Dem Grunde nach müssen sie betrieblich bzw. beruflich veranlasst sein.
• Der Höhe nach dürfen selbst betrieblich veranlasste Geschenke an Personen, die keine Arbeitnehmer sind, nur abgezogen werden, wenn sie pro Jahr und Empfänger bei max. 35 € liegen (vgl. hierzu I. 4.).
• Auch wenn diese beiden Punkte erfüllt sind, scheitert der Abzug, wenn die Geschenkaufwendungen nicht einzeln und getrennt aufgezeichnet worden sind.

2. Geschenke: Gegenstand und Begriff

Geschenke sind alle unentgeltlichen Zuwendungen, die nicht als Gegenleistung für bestimmte Leistungen des Empfängers gedacht sind und auch nicht in unmittelbarem zeitlichen oder wirtschaftlichen Zusammenhang mit solchen Gegenleistungen stehen. Da die Zuwendung für den Beschenkten einen wirtschaftlichen Vorteil darstellen muss, fallen bloße Annehmlichkeiten, die den Empfänger nicht bereichern, nicht unter die Abzugsbeschränkung.

Beispiele:
Meistens handelt es sich bei den Geschenken um Geld- oder Sachzuwendungen – auch in Form von Geschenkgutscheinen – im Rahmen der allgemeinen Kundenpflege, z. B. zu Weihnachten oder zu Geburtstagen. Sie werden zur Verbesserung oder Sicherung der Geschäftsbeziehungen getätigt, in der Hoffnung, dass der Kunde sich bei späteren Aufträgen wieder an das schenkende Unternehmen wenden wird. Darüber hinaus können Dienstleistungen verschenkt werden. Gleiches gilt für Warenproben, wenn sie nicht im Zusammenhang mit einem bestimmten Geschäftsabschluss stehen.

Gegenbeispiele:
Werbeprämien zählen nicht zu den Geschenken, sondern stellen eine Gegenleistung für eine Vermittlungstätigkeit dar. Auch Zugaben, die zusätzlich zu einer gekauften Ware „geschenkt“ werden, sind keine Geschenke in diesem Sinne, weil sie in zeitlichem und wirtschaftlichem Zusammenhang mit dem Kauf stehen. Des Weiteren  sind als Gegenbeispiel regelmäßig die betrieblich veranlassten Leistungen im Rahmen des Sponsorings zu nennen; hier erwartet der Sponsor im Gegenzug wirtschaftliche Vorteile (beispielsweise eine bestimmte Werbewirksamkeit bzw. Werbung für bestimmte Produkte).

Zu unterscheiden:
Preisprämien im Rahmen von Preisausschreiben unterliegen nicht den Regelungen über Geschenke, weil sie zur Teilnahme anregen sollen; Preise bei Turnieren
oder einer Tombola hingegen sehr wohl. Auch bei Incentive-Reisen ist zu differenzieren: Wird einem Geschäftspartner eine Reise im Zusammenhang mit einer konkreten Leistung angeboten, handelt es sich nicht um ein Geschenk. Gegenteiliges gilt, wenn die Reise zur Anbahnung oder Verbesserung der Geschäftsbeziehung durchgeführt wird; hier liegt ein – i. d. R. nicht abziehbares – Geschenk vor.

Zusammenfassend lässt sich somit festhalten:
Es handelt sich nicht um ein Geschenk, wenn dieser Leistung eine konkrete Gegenleistung gegenübersteht; denn dann fehlt es an der hierfür erforderlichen Unentgeltlichkeit.

Tipp: Gerade die „Unentgeltlichkeit“ ist in diesem Zusammenhang nicht immer leicht zu bestimmen. Insbesondere bei größeren Summen möchten wir Sie daher bitten, Ihr Vorhaben vorab mit uns zu besprechen.

Grundvoraussetzung für den – wenn auch nur beschränkten – steuerlichen Abzug ist die betriebliche bzw. berufliche Veranlassung des Geschenks. Ist der Hintergrund eines Geschenks dagegen ein privater, zählt es zu den typischen Lebenshaltungskosten, die steuerlich nicht berücksichtigt werden. Gegenstände, die ursprünglich für den betrieblichen Bereich angeschafft wurden und erst später privat verschenkt werden, sind im Zeitpunkt der Schenkung als Entnahme gewinnerhöhend auszubuchen.

3. Betriebliche Veranlassung

Sind Geschenke teils privat, teils betrieblich begründet, werden die Aufwendungen insgesamt den nichtabziehbaren privaten Kosten der Lebensführung zugerechnet, wenn sich der betriebliche Teil nicht leicht und eindeutig trennen lässt (was bei Geschenken regelmäßig der Fall sein dürfte).

Tipp: Die Abgrenzung zwischen privater und betrieblicher Veranlassung lässt sich u. a. danach beurteilen, wer beschenkt wird. Geschenke an Geschäftsfreunde sind i. d. R. betrieblich veranlasst, da sie meistens zur Anknüpfung oder Verbesserung der Geschäftsbeziehung getätigt werden.

Betrieblich veranlasste Geschenke, die der Empfänger nur betrieblich nutzen kann, fallen grundsätzlich nicht unter die Abzugsbeschränkung; sie können unabhängig von ihrer Höhe beim Schenker als Betriebsausgabe abgezogen werden.

Beispiele: Eine Brauerei schenkt einem Gastwirt Gläser mit Werbeaufdruck; ein Pharmahersteller überlässt Krankenhäusern oder Ärzten Medikamentenmuster bzw. medizinisches Equipment.

4. Abzugsbegrenzung

Betrieblich veranlasste Aufwendungen für Geschenke dürfen den Gewinn nur mindern, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten aller einem Empfänger in einem Wirtschaftsjahr zugewendeten Geschenke insgesamt 35 € nicht übersteigen. Diese Einschränkung gilt aber nur für Nicht-Arbeitnehmer. Geschenke an eigene Arbeitnehmer können uneingeschränkt abgezogen werden.

Für die Prüfung der 35 €-Grenze sind alle Geschenke eines Jahres an eine Person zusammenzurechnen. Ob die Umsatzsteuer einzubeziehen ist, hängt davon ab, ob Sie Umsätze tätigen, die zum Vorsteuerabzug berechtigen. Besteht die Berechtigung zum Vorsteuerabzug, ist auf den Nettowarenwert ohne Umsatzsteuer abzustellen. Sofern Ihre – i. d. R. steuerfreien – Umsätze nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen (z. B. als Arzt), ist der Bruttowarenwert einschließlich Umsatzsteuer maßgeblich.

Beispiel: Ein Unternehmer erwirbt ein Geschenk, dessen Bruttokaufpreis 40,46 € beträgt (darin sind 6,46 € Vorsteuer enthalten). Besteht die Berechtigung zum Vorsteuerabzug, ist auf den Nettowarenwert i. H. von 34 € abzustellen, so dass die 35 €-Grenze nicht überschritten wird. Anders sieht es hingegen aus, wenn keine Berechtigung zum Vorsteuerabzug besteht: Hier ist der Bruttowarenwert i. H. von 40,46 € maßgeblich, so dass in diesem Fall die 35 €-Grenze überschritten ist.

Hinweis: Bei Überschreiten der 35 €-Grenze sind alle Geschenke an den einen Empfänger nicht abziehbar und nicht nur die Geschenke, die über der 35 €-Grenze liegen.

Empfänger von Geschenken können natürliche Personen sein, aber auch Kapitalgesellschaften oder Vereine, die als solche zu behandeln sind. Geschenke an Gesellschafter einer Personengesellschaft sind bei dieser einen Person zusammenzurechnen. Handelt es sich um nahestehende Personen des Empfängers (z. B. Familienangehörige), können die Geschenke in die Berechnung der 35 €-Grenze beim Empfänger einzubeziehen sein.

5. Erfassung beim Empfänger

Wer als Unternehmer betrieblich veranlasste Geschenke erhält, muss diese als Betriebseinnahmen versteuern, auch wenn der Geber die Aufwendungen wegen Überschreitens der 35 €-Grenze nicht abziehen kann.

Beim Arbeitnehmer gehören Geschenke und insbesondere Incentives i. d. R. zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Sachleistungen sind dabei mit dem üblichen Endpreis am Abgabeort als geldwerter Vorteil der Lohnsteuer zu unterwerfen. In besonderen Fällen ist eine Lohnsteuerpauschalierung mit 25 % bzw. mit 30 % möglich. Nicht zu versteuern sind folgende Sachzuwendungen:

• Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmer oder dessen Angehörige (Sachgeschenke wie z. B. Blumen, Wein, Buch, CD bis zu einem Wert von 40 € brutto – zur Gewährung von Mahlzeiten verweisen wir auf unser Mandanten-Merkblatt zu den „Bewirtungskosten“),
• Zuwendungen aus Anlass einer Betriebsveranstaltung von bis zu 110 € brutto,
• Aufwendungen im überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers.

Der Empfänger muss Sachgeschenke zudem nicht versteuern, wenn der zuwendende Unternehmer folgende Pauschalversteuerung anwendet:

6. Pauschalversteuerung

Betriebsinhaber können Sachzuwendungen an Arbeitnehmer und Geschäftsfreunde bis zu einer Höhe von 10.000 € brutto jährlich pro Empfänger pauschal mit 30 % versteuern (zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer). Dann bleiben sie beim Empfänger außer Ansatz.

Die bestehenden Aufzeichnungspflichten für Geschenke bleiben unberührt. Besondere Aufzeichnungspflichten für die Ermittlung der Zuwendungen, für die die Pauschalversteuerung angewendet wird, bestehen nicht. Aus der Buchführung oder den Aufzeichnungen muss sich ablesen lassen, dass bei Wahlrechtsausübung alle Zuwendungen erfasst wurden und dass die Höchstbeträge nicht überschritten wurden. Pauschal versteuerte Zuwendungen müssen nicht zum Lohnkonto genommen werden. Bei Zuwendungen bis 40 € muss der Empfänger nicht vermerkt werden.

Hintergrund dieser Möglichkeit der Pauschalversteuerung ist die Tatsache, dass Zuwendungen an Arbeitnehmer und Nicht-Arbeitnehmer im Wirtschaftsleben immer mehr an Bedeutung gewinnen (vgl. u. a. VIP-Logen). Hierbei schwindet allerdings der Vorteil des Leistungsanreizes eines Arbeitnehmers bzw. die Motivation eines Geschäftspartners, wenn dieser die Zuwendung versteuern muss. Zudem bereitet die Frage nach der richtigen Bemessung der Steuer in der Praxis oftmals Probleme, insbesondere wenn wie bei VIP-Logen unterschiedliche Leistungen zugewendet werden (Werbung, Bewirtung, Geschenke). Mit der Pauschalierung werden sowohl diese Schwierigkeiten als auch die Unannehmlichkeiten für den Zuwendungs­empfänger umgangen.

Die Pauschalierung muss für alle in einem Wirtschaftsjahr getätigten Geschenke einheitlich ausgeübt werden. Sie trifft sowohl abziehbare Geschenke bis 35 € als auch darüber liegende, nicht abziehbare Aufwendungen. Die Pauschalsteuer ist wie die Lohnsteuer vom Unternehmer anzumelden und abzuführen. Zudem muss er den Zuwendungsempfänger über die Pauschalierung unterrichten.

Ob die Pauschalsteuer vom Unternehmer abziehbar ist, hängt davon ab, ob die Zuwendung, die pauschal versteuert wird, selbst abziehbar ist oder unter die Abzugsbeschränkung für Geschenke oder Bewirtungskosten fällt. Die Pauschalsteuer für Zuwendungen an Arbeitnehmer ist aber grundsätzlich immer abziehbar.

Tipp: Streuwerbeartikel (Wert bis max. 10 €) und Aufmerksamkeiten bis 40 € müssen nicht pauschal versteuert werden.

7. Werbungskostenabzug

Auch beruflich bedingte Geschenke von Arbeitnehmern an Kunden des Arbeitgebers sind bei diesem nur bis zur 35 €-Grenze als Werbungskosten von seinen Einkünften aus nichtselbständiger Tätigkeit abziehbar. Für Arbeitnehmer gilt allerdings nicht die strenge Aufzeichnungspflicht. Jedoch sollten die Geschenke aus Beweisgründen dennoch näher bezeichnet werden; sonst erkennt das Finanzamt die Werbungskosten nicht an.

II. Umsatzsteuer

1. Übersicht

Umsatzsteuerlich sind insbesondere zwei Fragen relevant:

1. Ist aus der Anschaffung der Geschenke der Vorsteuerabzug zulässig (gewesen)?
2. Muss der Schenker die Zuwendungen der Umsatzsteuer unterwerfen?

Die Antworten richten sich u. a. danach, ob das Geschenk betrieblich veranlasst ist oder nicht.

2. Private Geschenke

Hier ist zu unterscheiden, aus welchem Anlass der geschenkte Gegenstand angeschafft wurde:

• Für den Fall, dass das Geschenk direkt weiter verschenkt werden sollte, ist mangels unternehmerischer Veranlassung kein Vorsteuerabzug möglich. Die Schenkung unterliegt dann aber auch nicht als sog. unentgeltliche Wertabgabe der Umsatzsteuer.
• Wurde der geschenkte Gegenstand bisher unternehmerisch genutzt und war deshalb aus der ursprünglichen Anschaffung der Vorsteuerabzug möglich, unterliegt die Entnahme der Umsatzsteuer.

3. Betrieblich veranlasste Geschenke

Bei Geschenken an Geschäftsfreunde, Kunden, Lieferanten etc. ist zu differenzieren:

• Bei Geschenken bis 35 € netto pro Jahr und Empfänger, die gesondert aufgezeichnet werden, ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich möglich (außer z. B. bei Ärzten oder Versicherungsvertretern, die nur steuerfreie Umsätze tätigen), sofern eine Rechnung mit Umsatzsteuerausweis vorliegt. Die Schenkung unterliegt wegen ihres geringen Werts nicht der Umsatzsteuer.
• Für ertragsteuerlich nicht abzugsfähige Geschenke – das betrifft sowohl jene über der 35 €-Grenze als auch solche, die nicht ordnungsgemäß aufgezeichnet werden – scheidet der Vorsteuerabzug prinzipiell aus. Für die Schenkung fällt in der Folge auch keine Umsatzsteuer an.

4. Geschenke an Arbeitnehmer

Werden Geschenke für Arbeitnehmer erworben, ist der Vorsteuerabzug immer zulässig (Rechnung mit Steuerausweis vorausgesetzt). Bezüglich der Umsatzsteuer auf die Schenkung bestehen wiederum zwei Varianten:

• Dient die Zuwendung überwiegend dem Privatgebrauch des Arbeitnehmers, ist die Schenkung als unentgeltliche Lieferung mit Umsatzsteuer zu belasten. Diese berechnet sich auch hier nach dem Einkaufswert im Zeitpunkt der Schenkung bzw. den Selbstkosten.
• Handelt es sich bei der Schenkung um eine sog. Aufmerksamkeit bzw. ist die Zuwendung im überwiegenden Eigeninteresse des Unternehmens getätigt, entsteht keine Umsatzsteuer. Die in der Punktliste zu Kapitel I. 5. aufgezählten Sachzuwendungen unterliegen damit nicht der Umsatzsteuer.

5. Sog. gemischte Schenkung

Bei einer gemischten Schenkung veräußert der Unternehmer einen Gegenstand verbilligt („Freundschaftspreis“). Die gemischte Schenkung stellt keine Entnahme dar. Dieser Vorgang ist als entgeltliche Lieferung zu behandeln. Erfolgt die gemischte Schenkung an eine nahe stehende Person oder an Personal, greift die sog. Mindestbemessungsgrundlage, d.h. als Bemessungsgrundlage ist mindestens der Betrag anzusetzen, der im Falle einer unentgeltlichen Wertabgabe anzusetzen wäre.