Das Bayerische Landesamt für Steuern (BayLfSt) hat kürzlich die Anforderungen an die Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Kontoauszügen im unternehmerischen Bereich näher erläutert.
Hintergrund: Kontoauszüge werden zunehmend digital von den Banken an ihre Kunden übermittelt. Viele Allgemeine Geschäftsbedingungen zum Online-Banking sehen darüber hinaus die Übermittlung von Kontoauszugsdaten ausschließlich in elektronischer Form vor. Sofern eine elektronische Übermittlung der Kontoauszüge erfolgt, sind diese aufbewahrungspflichtig, da es sich hierbei um originär digitale Dokumente handelt.
Das BayLfSt stellt in diesem Zusammenhang klar:
- Der Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs und die anschließende Löschung des digitalen Dokuments verstoßen gegen die Aufbewahrungspflichten. Denn der Ausdruck stellt lediglich eine Kopie des elektronischen Kontoauszugs dar und ist beweisrechtlich einem originären Papierkontoauszug nicht gleichgestellt.
- Bei der Führung der Bücher und Aufzeichnungen auf Datenträgern muss sichergestellt sein, dass während der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können.
- Aus der System- und Verfahrensdokumentation muss erkennbar sein, auf welche Weise elektronische Eingangsdokumente aufbewahrt, archiviert und weiterverarbeitet werden.
- Das zum Einsatz kommende Datenverarbeitungsverfahren muss gewährleisten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden, erfasst werden und zudem nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können.
- Bei originär digitalen Dokumenten muss hard- und softwaremäßig sichergestellt sein, dass während des Übertragungsvorgangs auf das Speichermedium eine Bearbeitung nicht möglich ist.
Anmerkung: Diese Grundsätze gelten nicht nur für Unternehmen. Auch Privatpersonen mit positiven Einkünften (insbesondere aus nichtselbständiger Arbeit, Kapitalvermögen sowie Vermietung und Verpachtung) von mehr als 500.000 € im Jahr müssen sich hieran halten. Hier besteht allerdings eine Aufbewahrungsfrist von sechs, und nicht wie bei Unternehmen, von zehn Jahren.
