Im Grunde ist es höchst willkommen, wenn ein Dienstwagen privat genutzt werden darf. Aber das Vergnügen hat auch eine steuerliche Seite. Setzt der Unternehmer ein betriebliches Kfz für private Fahrten ein, so liegt eine Nutzungsentnahme vor, die – wie auch Sachentnahmen – steuerlich zu erfas-sen ist. Dürfen Arbeitnehmer den Firmenwagen auch für Privatfahrten nutzen, müssen sie den daraus resultierenden geldwerten Vorteil ebenfalls versteuern. Hört sich im Prinzip einfach an, führt jedoch in der Praxis immer wieder zu Irritationen mit den Finanzbehörden. Um den steuerlichen Wert der privaten Nutzung zu ermitteln, ist es prinzipiell möglich, ein Fahrtenbuch zu führen oder die sogenannte 1-Prozent-Methode anzuwenden. Dabei muss insbesondere das Fahrtenbuch hohen Anforderungen genügen, um die steuerliche Anerkennung zu sichern.
Anforderungen an das Fahrtenbuch
Wenn durch ein Fahrtenbuch lückenlos nachgewiesen werden kann, welche Fahrleistung jeweils im Kalenderjahr tatsächlich auf die betriebliche und private Nutzung entfällt, ist das möglicherweise die steuerlich vorteilhaftere Methode für Fahrer, die das zur Verfügung gestellte Kfz selten privat nutzen.
Aber dann sind sehr genaue Angaben zu machen, die in aller Regel mit einem hohen Verwaltungsaufwand einhergehen. So müssen die Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und dürfen keine Widersprüchlichkeiten enthalten. Zudem muss das Fahrten-buch zeitnah, d.h. möglichst unmittelbar im Anschluss an die betreffenden Fahrten und fortlaufend in einer geordneten und geschlossenen Form geführt werden, die nachträgliche Änderungen grundsätzlich ausschließt. Bei der Nutzung entsprechender Software gelten diese Anforderungen vergleichbar.
Insofern sind Excel-Tabellen nicht ausreichend, da sie im Nachhinein manipulierbar sind. Zu den Pflichtangaben in einem Fahrtenbuch gehören bei beruflichen Fahrten insbesondere das Datum, das konkrete Ziel der Fahrt und der Grund, der Kilometerstand zu Beginn und am Ende einer Fahrt sowie die möglichst exakte Bezeichnung des jeweiligen Ortes. Für Privatfahrten genügen jeweils die Kilometerangaben. Darüber hinaus sind Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gesondert zu kennzeichnen. Weiterlesen →
